एम. एस. वर्ड : तालिका में डेटा तथा नया कॉलम & रो इन्सर्ट करना (MS. Word : Inserting data and new column & row in table) ~ ZigZag Computer Education

पिछले सेशन में, वर्ड डॉक्यूमेंट में विभिन्न तरीकों के द्वारा तालिका (टेबल) को क्रिएट या, इन्सर्ट करना सीख चुके हैं. इस सेशन में, तालिका में डेटा को इंटर करना, निम्न विधियों के द्वारा, रो और कॉलम इन्सर्ट करना सीखेंगे.

तालिका में डेटा को इंटर करना

तालिका में डेटा को निम्न विधि के द्वारा इंटर कर सकते हैं : -

1. तालिका के जिस सेल में डेटा को इंटर करना है, उसे सलेक्ट कर लेंगें. आप
देखेगे कि, सेल में कर्सर ब्लिंक करता हुआ दिखाई देने लगेगा.

2. अब, कीबोर्ड के द्वारा हैडिंग नेम तथा उससे संबंधित डेटा को टाइप करेंगे.

3. एक सेल से दूसरे सेल में जाने के लिए टैब कीय (कीबोर्ड) या, एरो कीय का
प्रयोग करेंगे.

4. पीछे या, बेक सेल में आने के लिए शिफ्ट कीय के साथ टैब कीय का प्रयोग
करेंगे.

5. जब आपकी डेटा एंट्री पूरी हो गयी है, तो तालिका से बाहर निकलने के लिए
तालिका के बाहर क्लिक करेंगे.

तालिका (टेबल) में रो और कॉलम इन्सर्ट करना या, तालिका में नया कॉलम और रो जोड़ना

जब हम तालिका में काम कर रहे होते हैं तो कभी – कभी नया रो और कॉलम इन्सर्ट करने की आवश्यकता पड़ती है, इसका मुख्य कारण कुछ डेटा को इंटर करना भूल जाते हैं या, नया डेटा को ऐड करना हो तो तब. लेकिन नये साथी डेटा को डिलीट कर फिर तालिका को इन्सर्ट करते हैं और फिर डेटा एंट्री करते हैं, यह प्रक्रिया काफी समय को बर्बाद करती है.

तो आइये, सीखते हैं तालिका में नये कॉलम और रो ऐड करना.

निम्न विधियों के द्वारा तालिका में नये कॉलम और रो को ऐड कर सकते हैं: -

1. रिबन टैब के द्वारा.

2. कॉन्टेक्स्ट मेनू के द्वारा.

3. टेबल में, “+” साइन के द्वारा.

4. टैब कीय के द्वारा.

5. शॉर्टकट के द्वारा.

1. रिबन टैब के द्वारा.

a) तालिका के उस रो या, कॉलम को सलेक्ट करेंगे, जहाँ नया रो या, कॉलम
ऐड करना है.आप देखेगे कि, तालिका के सलेक्ट होते ही, रिबन पर तालिका
से संबंधित दो टैब दिखाई देने लगेगे,
वह हैं : डिजाईन और लेआउट टैब.

b) अब, लेआउट टैब को सलेक्ट करेंगे और Rows & Columns ग्रुप में जाकर
निम्न विकल्प को सलेक्ट करेगे :

(A) इन्सर्ट एवव (Insert Above)

अगर, आप सलेक्ट किये रो के ऊपर एक नया रो ऐड करना चाहते हैं तो इन्सर्ट एवव को सलेक्ट करेंगे.

(B) इन्सर्ट बिलो (Insert Below)

अगर, आप सलेक्ट किये रो के नीचे एक नया रो ऐड करना चाहते हैं तो इन्सर्ट बिलो को सलेक्ट करेंगे.

अगर, आप सलेक्ट किये कॉलम के बायीं ओर एक नया कॉलम ऐड करना चाहते हैं तो इन्सर्ट लेफ्ट को सलेक्ट करेंगे.

(D) इन्सर्ट राईट (Insert Right)

अगर, आप सलेक्ट किये कॉलम के दायीं ओर एक नया कॉलम ऐड करना चाहते हैं तो इन्सर्ट राईट को सलेक्ट करेंगे.

आप इस प्रक्रिया को बार – बार उपयोग कर अनेकों Rows और Columns ऐड कर सकते हैं.

2. कॉन्टेक्स्ट मेनू के द्वारा.

a) तालिका के उस रो या, कॉलम को सलेक्ट करेंगे, जहाँ नया रो या, कॉलम
ऐड करना है.

b) अब, तालिका पर माउस के दाहिने बटन को प्रेस करेंगे. एक कॉन्टेक्स्ट मेनू
दिखाई देने लगेगा.

c) अब, मेनू में इन्सर्ट विकल्प पर क्लिक करेगे. एक सब मेनू दिखाई दिखाई
देने लगेगा, जिसमें ऊपर के चारों विकल्प के साथ एक अन्य विकल्प भी
दिखाई देगा.

(A) इन्सर्ट Rows एवव (Insert Rows Above)

(B) इन्सर्ट Rows बिलो (Insert Rows Below)

(D) इन्सर्ट Columns टू द राईट (Insert Columns to the Left) और

(E) इन्सर्ट सेल्स... (Insert Cells...)

इन्सर्ट सेल्स पर क्लिक करते ही एक इन्सर्ट सेल्स का एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देने लगेगा.

जिसमें निम्न विकल्प दिखाई देंगे:-

(a) शिफ्ट सेल्स राईट (Shift Cells Right)

(b) शिफ्ट सेल्स डाउन (Shift Cells Down)

(c) इन्सर्ट इनटायर रो (Insert Entire Row)

(d) इन्सर्ट इनटायर कॉलम (Insert Entire Column)

(a) शिफ्ट सेल्स राईट (Shift Cells Right)

आप सलेक्टेड सेल से दायीं ओर एक नया सेल ऐड करना चाहते हैं तो शिफ्ट सेल राईट पर क्लिक करेंगे. एक नया सेल आपके सेल के दायीं की ओर ऐड हो जायेगा.

(b) शिफ्ट सेल्स डाउन (Shift Cells Down)

आप सलेक्टेड सेल से नीचे की ओर एक नया सेल ऐड करना चाहते हैं तो शिफ्ट सेल डाउन पर क्लिक करेंगे. एक नया सेल आपके सेल के नीचे की ओर ऐड हो जायेगा.

(c) इन्सर्ट इनटायर रो (Insert Entire Row)

अगर आप एक पूरा नया रो इन्सर्ट या ऐड करना चाहते हैं तो इन्सर्ट इनटायर रो पर क्लिक करेगे. एक पूरा नया रो ऐड हो जायेगा.

(d) इन्सर्ट इनटायर कॉलम (Insert Entire Column)

अगर आप एक पूरा नया कॉलम इन्सर्ट या ऐड करना चाहते हैं तो इन्सर्ट इनटायर कॉलम पर क्लिक करेगे. एक पूरा नया कॉलम ऐड हो जायेगा.

3. तालिका में, “+” (प्लस) साइन के द्वारा.

आप तालिका में, रो और कॉलम आसानी से ऐड कर सकते हैं. जैसे ही माउस पॉइंटर को रो के लेफ्ट बॉर्डर और कॉलम के ऊपरी बॉर्डर पर ले जाते हैं, एक “+” (प्लस) साइन दिखाई देने लगेगा. प्लस साइन पर क्लिक करते ही तालिका में रो और कॉलम ऐड हो जायेगे.

4. टैब कीय के द्वारा.

आप टैब कीय के द्वारा भी तालिका में नया रो ऐड कर सकते हैं. आप कार्य करते-करते तालिका के लास्ट सेल में आ जाते हैं और आपको एक नये रो की आवश्कता होती है. तो हमलोग रिबन में उपस्थित कमांड या, कॉन्टेक्स्ट मेनू के द्वारा रो को ऐड करते हैं. लेकिन कीबोर्ड में उपस्थित टैब कीय भी तालिका में नया रो ऐड करने में मदद करती है. लास्ट में पहुँच कर, जैसे ही टैब कीय को प्रेस करेंगे एक नया रो ऐड हो जायेगा.

5. शॉर्टकट विधि के द्वारा.

डिफ़ॉल्ट रूप से तालिका का कोई शॉर्टकट कीय नहीं है, लेकिन आप कीबोर्ड के इस शॉर्टकट विधि के द्वारा भी तालिका में, नया कॉलम और रो ऐड कर सकते हैं.

वह शॉर्टकट है :

इन्सर्ट एवव (Insert Above) : Alt + J + L + A

इन्सर्ट बिलो (Insert Below) : Alt + J + L + BE

इन्सर्ट लेफ्ट (Insert Left) : Alt + J + L + L

इन्सर्ट राईट (Insert Right) : Alt + J + L + R

आप जैसे ही ALT कीय प्रेस करेंगे, रिबन हाईलाइट हो जायेगा, और प्रत्येक टैब एक लैटर के साथ दिखाई देने लगेगा. जैसे होम टैब : H से, इन्सर्ट N से इत्यादि.

Alt कीय के साथ J और L लैटर प्रेस करते हैं, टेबल लेआउट टैब हाईलाइट हो जाता है और प्रत्येक कमांड के आगे एक या, दो लैटर दिखाई देने लगेंगे. जैसे ही लैटर को प्रेस करेंगे, वह कमांड एक्टिव हो जाता है.

In the previous session, we have learned to create or insert a table in a MS Word document through various methods. In this session, we will learn to enter data in table, insert row and column by following methods.

Entering data in a table

You can enter the data in the table by the following method: -

1. Select the cell of the table in which the data is to be entered. You will see that the cursor will start blinking in the cell.

2. Now, through the keyboard, we will type the heading name and its related data.

3. To move from one cell to another, use the TAB key (keyboard) or, the arrow key.

4. To enter the Back or Back cell, use the Tab key along with the Shift key.

5. When your data entry is complete, click outside the table to exit the table.

Inserting a row and column into a table or adding a new column and row to a table

When we are working in a table, sometimes there is a need to insert a new row and column, mainly because we forget to enter some data or, if we want to add new data. But new partners delete the data and then re-insert the table and then do data entry, this process wastes a lot of time.

So let's learn to add new columns and rows to the table.

New columns and rows can be added to the table by the following methods:-

1. Via the Ribbon tab.

2. Through the context menu.

3. In the table, by the “+” sign.

4. Via the Tab key.

5. By shortcut.

1. Via the Ribbon tab.

a) Select the row or column of the table where the new row or column is to be
added. You will see that, as soon as the table is selected, the table will
appear on the ribbon.

Two related tabs will appear, they are: Design and Layout tabs.

b) Now, we will select the Layout tab and go to the Rows & Columns group and
select the following option:

(A) Insert Above

If, you want to add a new row on top of the selected row, then select Insert Above.

(B) Insert Below

If, you want to add a new row below the selected row, then select Insert below.

(C) Insert Left

If you want to add a new column to the left of the selected column, select Insert Left.

(D) Insert Right

If, you want to add a new column to the right of the selected column, then select Insert right.

You can add many Rows and Columns by using this process again and again.

2. Through the context menu.

a) Select the row or column of the table where the new row or column is to be added.

b) Now, press the right mouse button on the table. A context menu will appear.

c) Now, click on the Insert option in the menu. A sub menu will appear, in which another option will also appear along with the above four options.

(A) Insert Rows Above

(B) Insert Rows Below

(D) Insert Columns to the Right and

(E) Insert Cells...

On clicking on Insert Cells, a dialog box of Insert Cells will appear.

In which the following options will appear: -

(a) Shift Cells Right

(b) Shift Cells Down

(d) Insert Entire Column

(a) Shift Cells Right

If you want to add a new cell from the selected cell to the right, then you will click on Shift cell right. A new cell will be added to the right of your cell.

(b) Shift Cells Down

If you want to add a new cell down from the selected cell, then you will click on Shift Cell Down. A new cell will be added to the bottom of your cell.

(c) Insert Entire Row

If you want to insert or add a whole new row, then click on Insert Entire Row. A whole new row will be added.

(d) Insert Entire Column

If you want to insert or add a whole new column, then click on Insert Entire Column. A whole new column will be added.

3. In the table, by the “+” (plus) sign.

You can easily add rows and columns to the table. As soon as you move the mouse pointer over the left border of the row and the top border of the column, a “+” (plus) sign will appear. By clicking on the plus sign, rows and columns will be added to the table.

4. Via the Tab key.

You can also add a new row to the table using the TAB key. As you work, you end up in the last cell of the table and need a new row. So we add row through the command or, context menu present in the ribbon. But the tab key present in the keyboard also helps in adding a new row to the table. After reaching the last cell, as soon as you press the tab key, a new row will be added.

5. By shortcut method.

There is no table shortcut key by default, but you can also add new columns and rows to the table using this keyboard shortcut method.

That shortcut is:

Insert Above : Alt + J + L + A

Insert Below : Alt + J + L + BE

Insert Left : Alt + J + L + L

Insert Right : Alt + J + L + R

As soon as you press the ALT key, the ribbon will be highlighted, and each tab will appear with a letter. Like Home tab: from H, from Insert N, etc.

When you press the letters J and L with the Alt key, the Table Layout tab is highlighted and one or two letters will appear next to each command. As soon as you press the letter, that command becomes active.