MS Word में Print Preview क्या है?
MS
Word में Print Preview क्या है? – पूरी जानकारी
जैसे ही मैंने अपने ऑफिस में कदम रखा : बॉस ने कहा कि जो कल फाइल टाइप के लिए दी थी, उस फाइल कि
प्रिंट कॉपी ले कर आओ | मैंने बिना print preview देखे, फाइल को प्रिंट कर दी और
बॉस को दे दिया | बॉस ने प्रिंट कॉपी को देख कर अपना सर पिट लिया | बॉस ने तुरंत
बुलाया और कहा,” फाइल इस तरह प्रिंट होती है?” मैंने ध्यान से देखा तो मैं भी सन्न
रह गया | प्रिंट कि गई डाक्यूमेंट्स में कई सारे blank पेज ऐड थे और इमेज जिस पेज
में होना चाहिए वह अपने स्थान से हटकर दुसरे पेज में चली गई थी ?
बॉस ने मुझे
समझाया, “ प्रिंट से पहले print preview देख लिया करो” |
आखिर Word Document
को तैयार करने के बाद, हमें Print Preview देखने की क्यों आवश्यकता पड़ती है ? क्या
आपने कभी सोचा है ?
जब document तैयार
हो जाता है, तो बिना Print Preview देखे उसे प्रिंट कर देते हैं | प्रिंट होने के
बाद, हमें पता चलता है कि document के कुछ महत्वपूर्ण भाग कट गए हैं , पिक्चर किसी
और पेज में चला गया है, या कोई अतिरिक्त पेज (blank page ) छुट जाता है |
इन सभी समस्याओं
से बचने के लिए MS Word में Print Preview का उपयोग किया जाता है।
Print Preview एक ऐसी सुविधा है, जिसकी मदद से हम document
को
print करने से पहले उसकी
final appearance देख सकते हैं। इससे हमें पता चल जाता है कि document
के pages,
text, images, margins, headings, tables और अन्य elements अपने वास्तविक स्थान पर हैं या नहीं, फॉर्मेट
सही है और print होने के बाद कैसे दिखाई देंगे।
इस लेख में हम
जानेंगे कि Print Preview क्या है, Print Preview कैसे
देखे इसमें कौन-कौन से options होते हैं, इसका उपयोग क्यों करना चाहिए और print करने से पहले किन बातों को जरूर check करना चाहिए।
Print Preview क्या है?
Print Preview MS Word का एक महत्वपूर्ण feature है, जो document को print करने से पहले उसका preview दिखाता है।
सरल शब्दों में , Print Preview का मतलब है:
“Document को कागज पर print करने से पहले screen पर उसका final printed रूप को देखना।”
जब आप MS Word में कोई document बनाते हैं, तो document की formatting computer screen पर दिखाई देती है। लेकिन print करने के बाद page का layout थोड़ा अलग दिखाई दे सकता है, पेज सेटिंग सही नहीं है, या
heading कट तो नहीं रहा |
इसलिए print command देने से पहले Print Preview देखना जरुरी होता है |
उदाहरण के लिए, आपने एक notes तैयार कि है जिसमें 15 pages हैं । आपको लगता है कि सभी pages सही हैं। लेकिन Print Preview में देखने पर पता चलता है कि page 8 के आखिरी paragraph की कुछ lines page 4 पर चली गई हैं और पेज 9 के बाद एक blank पेज ऐड हो गई है |
ऐसी स्थिति में आप document को print करने से पहले ही ठीक कर सकते हैं।
MS Word में Print Preview देखना क्यों जरूरी है?
Print Preview का सबसे बड़ा फायदा यह है कि यह printing से पहले document में होने वाली गलतियों को आसानी से पहचान कर ठीक कर सकते हैं |
यदि आप बिना preview देखे document print कर देते हैं और बाद में कोई गलती दिखाई देती है, तो आपको document दोबारा print करना पड़ सकता है।
इससे paper, ink और समय तीनों की बर्बादी हो सकती है।
Print Preview की मदद से आप निम्न चीजें check कर सकते हैं:
- Document का layout सही है या नहीं |
- Pages की संख्या सही है या नहीं या कोई
अतिरिक्त पेज तो नहीं ऐड हो गया है |
- Text की position क्या है ? उसकी formatting सही है या नहीं |
- Heading और subheading, Images की position , Tables की formatting, alignment, Header और Footer ,Page margins, Page orientation Page breaks इत्यादि को चेक करना |
इसलिए important document को print करने से पहले Print Preview देखना बहुत उपयोगी होता है।
MS Word में Print Preview कैसे खोलें?
MS Word में Print Preview खोलना (Open करना ) बहुत आसान है।
इसके लिए निम्न steps इस प्रकार हैं :
1: Document Open करें
सबसे पहले MS Word में वह document open करें जिसे आप print करना चाहते हैं।
2: File Tab पर Click करें
MS Word की window के ऊपर बाईं ओर मौजूद File tab पर click करें।
3: Print Option चुनें
अब आपको कई options दिखाई देंगे जैसे : New, Open, Save,
Save As, Print, Share etc.। इनमें से Print option पर click करें।
4: Print Preview देखें
Print option पर click करने के बाद screen पर document का preview दिखाई देगा।
यहां आपको यह
दिखाई देगा कि document print होने के बाद किस तरह दिखाई देगा।
इसे ही Print
Preview कहते हैं |
Keyboard Shortcut से Print Preview कैसे खोलें?
MS Word में Print Preview और Print settings तक देखने के लिए keyboard shortcut का भी उपयोग कर सकते हैं |
इसके लिए keyboard
से :
Ctrl + P या,
Ctrl + F2
press करें।
Ctrl + P या, Ctrl + F2 दबाने के बाद MS Word की Print screen खुलती है। इसमें document का preview और printing से संबंधित settings दिखाई देती हैं।
इस shortcut की मदद से mouse से File menu खोलने की आवश्यकता नहीं पड़ती।
Print Preview में क्या-क्या
दिखाई देता है?
Print Preview
screen में document के साथ कई useful options दिखाई देते हैं।
1. Page Preview
सबसे महत्वपूर्ण
हिस्सा document का page preview होता है। इसमें आप देख सकते हैं कि document का प्रत्येक page print होने के बाद कैसा दिखाई देगा।
यदि document में कई pages हैं, तो आप अलग-अलग pages को देख सकते हैं।
2. Page Navigation
यदि document में बहुत सारे pages हैं, तो आप preview में एक page से दूसरे page पर जा सकते हैं। [आप इसके लिए माउस स्क्रॉल बटन का यूज़ कर
सकतें हैं |]
इससे पूरे document को print करने से पहले check करना आसान हो जाता है।
उदाहरण के लिए, यदि document में 20 pages हैं, तो आप अलग-अलग pages देखकर यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि सभी pages सही हैं।
Print Preview में Pages की संख्या Check करना
Print करने से पहले यह देखना भी जरूरी है कि document में कुल कितने pages हैं।
मान लीजिए आपने 15 pages का document बनाया है, लेकिन Print Preview में 18 pages दिखाई दे रहे हैं। इसका मतलब हो सकता है
कि document में कोई extra content हो सकता है या blank
page ऐड हो गया है।
ऐसी स्थिति में print करने से पहले document को वापस जाकर check करना चाहिए।
Blank Page को कैसे पहचानें?
कभी-कभी MS Word document में अनजाने में एक खाली page बन जाता है। या, आपने enter key या, page
break कमांड का इस्तेमाल किया हो तो इससे भी आपके डॉक्यूमेंट में blank पेज ऐड हो
जाती है |
यदि आपने 15 pages का document तैयार किया है लेकिन Print Preview में 16 pages दिखाई दे रहे हैं
और आखिरी page खाली है, तो आपको उसे print करने से पहले हटाना चाहिए।
इसके कारण हो सकते
हैं:
- Extra paragraph marks
- Page Break
- Section Break
- Extra blank lines
- Table के बाद अतिरिक्त paragraph
Print Preview ऐसी समस्या को पहचानने में काफी मदद करता
है।
Text की Position Check करना
Print Preview में यह भी check किया जा सकता है कि text सही position पर है या नहीं।
कभी-कभी ऐसा होता
है कि paragraph page के बिल्कुल नीचे चला जाता है और उसकी कुछ lines अगले page पर दिखाई देती हैं।
यदि document
को कही सेंड करना
है या शेयर करना है तो पहले text formatting
को ठीक करना बेहतर
होगा |
आप font size, line spacing, paragraph
spacing या page margins को adjust करके document को बेहतर बना सकते
हैं।
Images को Check करना
यदि document में images, logos या photos लगाए गए हैं, तो Print Preview में उनकी position जरूर check करनी चाहिए।
देखें कि:
- Image page से बाहर तो नहीं जा रही।
- Image text को गलत तरीके से cover तो नहीं कर रही।
- Image बहुत बड़ी या बहुत छोटी तो नहीं है।
- Image सही page पर दिखाई दे रही है।
यदि image की position सही नहीं है, तो printing से पहले उसे adjust किया जा सकता है।
Table को Print Preview में Check करना
MS Word में बनाए गए tables को भी print करने से पहले Print Preview में जरूर देखना चाहिए।
कई बार table बहुत ज्यादा wide होने के कारण page की सीमा से बाहर जा सकता है या, छिप जाते
हैं यानि पेज से बाहर होने के कारण वह डॉक्यूमेंट में दिखाई नहीं देते हैं ।
ऐसी स्थिति में
आप:
- Table की width कम करैं |
- Font size कम कर सकते हैं।
- Page कि orientation बदल सकते हैं।
- Page margins को adjust कर सकते हैं।
इससे table सही तरीके से print हो सकता है।
Header और Footer Check करना
यदि document में Header और Footer लगाए गए हैं, तो Print Preview में यह भी देखना चाहिए कि वे सही दिखाई दे रहे हैं या नहीं।
उदाहरण के लिए:
- Page Number
- Document Title
- Company Name
- Date
- Author Name
- image या,
logo
आदि सही जगह पर
दिखाई दे रहे हैं या नहीं, यह Print Preview में आसानी से check किया जा सकता है।
Print Preview में Margin की जांच
Document के चारों तरफ खाली जगह यानि blank area को Margin कहते हैं।
Print Preview में देखकर यह पता लगाया जा सकता है कि page पर text बहुत ज्यादा किनारे के पास तो नहीं है।
यदि text बहुत ज्यादा ऊपर, नीचे या किनारे पर दिखाई दे रहा है, तो margins को adjust करें |
सही margin document को अधिक professional appearance प्रदान करता है।
Print Preview और Print में अंतर
Print Preview और Print दो अलग-अलग चीजें हैं।
Print Preview में document को केवल screen पर देखा जाता है। जबकि Print command देने पर document printer के माध्यम से कागज पर print होते हैं |
इसलिए पहले Print Preview देखना और उसके बाद Print करना बेहतर तरीका है।
Print Preview checklist
- क्या सभी pages सही दिखाई दे रहे हैं?
- क्या text कट नहीं रहा है?
- क्या heading सही जगह है?
- क्या images सही position में हैं?
- क्या table page के अंदर है?
- क्या कोई blank page तो नहीं है?
- क्या page numbers सही हैं?
- क्या Header और Footer सही दिखाई दे रहे हैं?
- क्या margins सही हैं?
- क्या Portrait या Landscape सही चुना गया है?
- क्या paper size सही है?
- क्या pages की total संख्या सही है?
इन चीजों को check करने के बाद ही document को print करना चाहिए।
Print Preview के फायदे
MS Word में Print Preview इस्तेमाल करने के कई फायदे हैं।
1. Paper की बचत
गलत formatting के कारण बार-बार print करने की जरूरत नहीं पड़ती।
2. Ink की बचत
गलत document को दोबारा print करने से ink की बर्बादी होती है।
3. समय की बचत
Print करने के बाद गलती खोजने के बजाय पहले ही
गलती को ठीक किया जा सकता है।
4. Professional Document
Print Preview से document की overall
appearance check करके उसे अधिक professional बनाया जा सकता है।
5. Printing Errors कम होती हैं
Blank pages, गलत page breaks, गलत margins और images की position जैसी समस्याओं को पहले ही पहचाना जा सकता है, और सही समय पर
ठीक कर डॉक्यूमेंट को आकर्षक बनाया जा सकता है |
निष्कर्ष
MS Word में Print Preview एक बहुत उपयोगी feature है, जिसकी मदद से किसी document को print करने से पहले उसका final appearance देखा जा सकता है। यह feature विशेष रूप से उन documents के लिए महत्वपूर्ण है जिन्हें office, school, college या किसी professional काम के लिए print किया जाना है।
इसलिए जब भी आप MS Word में कोई महत्वपूर्ण document print करने जा रहे हों, तो पहले Print Preview जरूर देखें और उसके बाद ही Print करें। इससे आपका समय, paper और ink बचता है और document भी साफ-सुथरा तथा professional दिखाई देता है।
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