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How to Open an Existing Document in MS Word? Step-by-Step Guide || MS Word में Existing Document कैसे Open करें? Step-by-Step Guide

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How to Open an Existing Document in MS Word? Step-by-Step Guide || MS Word में Existing Document कैसे Open करें? Step-by-Step Guide



जैसा कि आपने पिछले पोस्ट में सिखा है कि Microsoft Word एक लोकप्रिय Word Processing Software है, जिसका उपयोग Document बनाने, लिखने, Edit करने, Formatting करने, Resume, Application, Letter, Assignment, Project Report और अन्य प्रकार के Documents तैयार करने के लिए किया जाता है।

आज के इस पोस्ट में हमलोग सीखेंगे

Existing Document किसे कहते हैं?

Existing Document क्रिएट कैसे  करते हैं?

Existing Document को ओपन करने के विभिन्न तरीके

अगर Word File Open नहीं हो रही है तो क्या करना चाहिए।

 

Existing Document क्या होता है?

जब हम MS Word में कोई नया Document बनाते हैं और उसे बाद में उपयोग करने के लिए फाइल को Save कर लेते  हैं, ताकि दुबारा जरुरत पड़ने पर  Document को खोलकर उसमें बदलाव कर सकें | इस प्रकार,  पहले से Save किए गए ऐसे Document को Existing Document कहा जाता है।

यह डॉक्यूमेंट  आपके Computer, Laptop, Pen Drive, External Hard Drive या किसी अन्य Storage Location पर File के रूप में मौजूद रहता है।

जैसे :

  • Resume
  • Application
  • School Assignment
  • College Project
  • Office Report
  • Letter
  • Invoice
  • Notes
  • Business Documents या अन्य फाइल्स

इन सभी फाइल्स या डाक्यूमेंट्स को बाद में दोबारा Open करके Edit, Save या Print किया जा सकता है।

 

आइये इसे एक उदाहरण  के द्वारा समझते हैं :

आपने MS Word में, कोई फाइल या डॉक्यूमेंट क्रिएट किये हैं, जैसे : अपना Resume बनाया और उसे Resume.docx नाम से Save कर दिया। कुछ दिनों बाद आपको Resume में अपना नया एड्रेस चेंज करना है या,  जोड़ना है। इसके लिए आपको पहले से मौजूद Resume.docx File को Open करना होगा, तब resume में aap अपना एड्रेस जोड़ सकते हैं |

 * How to create new document? click here

MS Word में Existing Document Open करने के तरीके

MS Word में Existing Document खोलने के कई आसान तरीके हैं:

  1. File Menu से Document Open करना
  2. Ctrl + O Shortcut से Document Open करना
  3. Recent Documents से File Open करना
  4. Browse करके File Open करना
  5. File Explorer से Double Click करके Open करना
  6. Pen Drive से Word File Open करना

अब इन सभी तरीकों को Step-by-Step समझते हैं।

1. File Menu से Existing Document कैसे Open करें?

MS Word में Existing Document खोलने का यह एक सामान्य तरीका है।

Step 1: Microsoft Word Open करें

सबसे पहले अपने Computer या Laptop में Microsoft Word Applicationको Open करें।

Step 2: File पर Click करें

MS Word खुलने के बाद ऊपर बाईं तरफ मौजूद File विकल्प पर Click करें।

Step 3: Open विकल्प चुनें

अब आपको कई विकल्प दिखाई देंगे। इनमें से Open पर Click करें।

Step 4: Document की Location चुनें

अब आपको Recent Documents और अन्य Locations दिखाई दे सकती हैं। यदि File दिखाई नहीं दे रही है तो Browse पर Click करें।

Step 5: File Select करें

अब उस Folder में जाएँ जहाँ आपका Word Document Save है।

उदाहरण:

मान ले, आपने डेस्कटॉप पर या, D ड्राइव में  कंप्यूटर कोर्स के नाम से फोल्डर बनाया है, और उस फोल्डर में, MS Word नाम का फोल्डर है, उसके अंदर आपका Resume बना कर रखा है उसे ओपन करना चाह रहे हैं तो स्टेप्स है :

Desktop → Computer Course → MS Word → Resume

Open Computer Icon → Select D →  Computer Course  → MS Word  → Resume

Step 6: Open करें

अपनी Word File को Select करें और Open Button पर Click करें।

अब आपका Existing Document MS Word में Open हो जाएगा।

2. Ctrl + O से Existing Document कैसे Open करें?

अगर आप MS Word में तेजी से काम करना चाहते हैं, तो Keyboard Shortcut का उपयोग कर सकते हैं।

Shortcut Key:

Ctrl + O

इसका उपयोग कैसे करें?

  1. Microsoft Word Open करें।
  2. Keyboard पर Ctrl Key को दबाकर रखें।
  3. अब O Key दबाएँ।
  4. Open Window दिखाई देगी।
  5. अपनी Word File की Location पर जाएँ।
  6. File Select करें।
  7. Open पर Click करें।

Ctrl + O क्यों उपयोगी है?

Mouse से File → Open पर जाने की तुलना में Shortcut  का उपयोग तेज होता है। जो लोग रोजाना MS Word पर काम करते हैं, उनके लिए Keyboard Shortcuts काफी उपयोगी होते हैं।

3. Recent Documents से Existing File Open करें

MS Word की एक खास विशेषता है कि आपके द्वारा हाल ही में Open किए गए Documents की List को भी दिखाता है।

अगर आपने कुछ समय पहले किसी File पर काम किया था और अब उसे दोबारा Open करना चाहते हैं, तो Recent Documents सबसे आसान तरीका है।

Steps:

  1. Microsoft Word Open करें।
  2. File पर Click करें।
  3. Open विकल्प चुनें।
  4. Recent Documents की List देखें। जहाँ आपको Today, Yesterday और This week में ओपन हुए फाइल दिखाई देंगें |
  5. जिस File को Open करना है, उसके फाइल  पर Click करें।

Document तुरंत Open हो जाएगा।

Recent Documents का फायदा

इसका सबसे बड़ा फायदा यह है कि आपको बार-बार Folder में जाकर File खोजने की आवश्यकता नहीं होती।

4. Browse करके Existing Document Open करें

अगर आप अपनी फाइल को रीसेंट फाइल लिस्ट में ढूढ़ रहे है लेकिन  आपकी File Recent List में नहीं है | तब आप क्या करेंगे | तो ऐसी स्थिति में ब्राउज विकल्प का यूज़ कर सकते है, लेकिन आपको फाइल की Location पता होनी चाहिए |

Steps:

File → Open → Browse

ब्राउज आप्शन पर क्लिक करते ही ओपन का डायलॉग बॉक्स ओपन हो जायेगा |

इसके बाद उस Drive या Folder में जाएँ जहाँ File Save है।

आप इन Locations में File खोज सकते हैं:

  • Desktop
  • Documents
  • Downloads
  • Local Disk (C:)
  • Local Disk (D:)
  • Pen Drive और अन्य ड्राइव

File Select करने के बाद Open पर Click करें।

5. File Explorer से Word Document Open करें

MS Word को पहले से Open करना जरूरी नहीं है। आप Windows File Explorer से भी Word Document खोल सकते हैं।

Steps:

  1. File Explorer Open करें या, Window key + E key को प्रेस करें.
  2. उस Folder में जाएँ जहाँ Word File Save है।
  3. अपनी Word File खोजें।
  4. File पर Double Click करें।

उदाहरण:

Computer Notes.docx

इस File पर Double Click करने से यह Word में Open हो सकती है।

6. Pen Drive से Existing Word Document कैसे
   Open करें?

अगर आपकी Word File Pen Drive में है तो उसे भी आसानी से Open किया जा सकता है।

Steps:

  1. Pen Drive को Computer में Connect करें।
  2. This PC या File Explorer Open करें।
  3. Pen Drive Drive को Open करें।
  4. उस Folder में जाएँ जहाँ Word File रखी गई है।
  5. File पर Double Click करें।

अब Word Document Open हो जाएगा।

जरूरी सावधानी

Pen Drive से File Open करने के बाद उसमें बदलाव करते समय ध्यान रखें कि आप File को सही Location पर Save कर रहे हैं।

अगर Original File Pen Drive में है, तो जरूरत पड़ने पर पहले उसकी Copy Computer में Save करना बेहतर हो सकता है।

MS Word में कौन-कौन सी Files Open की जा सकती हैं?

MS Word कई प्रकार के Document Formats को Open कर सकता है।

File Extension

Format

.docx

Modern Word Document

.doc

पुराने Word Versions का Document

.docm

Macro-enabled Word Document

.dotx

Word Template

.rtf

Rich Text Format

.txt

Plain Text

.pdf

PDF Document

सबसे सामान्य Word Document Format .docx है।


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