What is Page Setup in MS Word?
MS Word में Page Setup क्या है? – Page Setup की पूरी जानकारी
Microsoft Word में, डॉक्यूमेंट print
करने से पहले, हमें यह चेक करना जरुरी होता है कि page setup सही है या नहीं |
page Setup हम यह चेक करते है कि पेज की साइज़ क्या है, margin कितना छोड़ा है [Left,
Right, Top, Bottom, Gutter], page का सिरा यानि orientation landscape या, potrait | कही text कट तो
नहीं रहा है इत्यादि | यह चेक करने के बाद ही हम document को print कर सकते है ,
या, share कर सकते है , जो एक professional document के लिए यह भी जरूरी होता है|
MS Word में page से जुड़ी इन सभी settings को manage करने के लिए Page Setup का उपयोग करते हैं |
Page Setup MS Word का एक महत्वपूर्ण feature है, जिसकी मदद से हम document के page की layout और printing से संबंधित settings को अपनी आवश्यकतानुसार बदल सकते हैं।
इस लेख में हम
जानेंगे कि Page Setup क्या है, MS Word में Page Setup कैसे करें, Margin क्या है, Orientation क्या है, Paper Size कैसे बदलें, Columns और Page Break का उपयोग कैसे करें तथा Page Setup क्यों जरूरी है।
Page Setup क्या है?
Page Setup का अर्थ है document के page को अपनी आवश्यकतानुसार व्यवस्थित करना।
जैसे :
- Page Margin
- Page Orientation
- Paper Size
- Columns
- Page Breaks
- Section Breaks
- Page Layout
- Paragraph और document spacing से संबंधित कुछ settings
इन settings की मदद से document को print करने और पढ़ने के लिए बेहतर बनाया जा सकता है।
उदाहरण के लिए, यदि आप कोई application लिख रहे हैं, जिसमें कंटेंट लम्बा है, तो Portrait Orientation और A4 Paper Size का उपयोग किया जा सकता है। वहीं यदि आप कोई बहुत बड़ा table बना रहे हैं, या डाटा अधिक है तो ऐसी स्थिति में, Landscape
Orientation अधिक उपयोगी हो
सकती है।
MS Word में Page Setup कहाँ होता है?
MS Word के पुराने versions में Page Setup की position थोड़ी अलग हो सकती है, लेकिन आधुनिक MS Word versions में जैसे 2013, 2016 , में page से संबंधित अधिकांश options Layout tab में मिलते हैं।
Layout tab में, page setup group में आपको ये options दिखाई देते हैं:
- Margins
- Orientation
- Size
- Columns
- Breaks
- Line Numbers
- Hyphenation
Page Setup से संबंधित advanced settings खोलने के लिए Page Setup group के छोटे launcher arrow पर click करेंगे, जहाँ आपको Page Setup का dialog
box दिखाई देने लगेगा |
MS Word में Page Setup कैसे करें?
Page Setup करने के लिए सबसे पहले MS Word में अपना document open कर ले ।
इसके बाद:
Layout → Page
Setup से संबंधित options का उपयोग करें।
आप अपनी जरूरत के
अनुसार Margin,
Orientation और Paper Size को बदल सकते हैं।
अब इन सभी settings को विस्तार से समझते हैं।
1. Margin क्या है?
Page के चारों तरफ text और page की boundary के बीच छोड़ी गई खाली जगह को Margin कहते हैं। या, पेज की boundary और टेक्स्ट के बीच जो white space दिखाई देता
है, उसे हम Margin कहते हैं |
MS Word में चार मुख्य margins होते हैं:
- Top
- Bottom
- Left
- Right
उदाहरण के लिए, यदि page के ऊपर ज्यादा खाली जगह रखना चाहते हैं , तो Top Margin को adjust करेंगे | इसी प्रकार, पेज के अन्य margin को set कर सकते हैं |
Margin कैसे बदलें?
MS Word में margin बदलने के लिए steps इस प्रकार हैं :
- document open करें’ जिसकी
margin set करनी है ।
- अब, Layout tab पर click करें। page setup group में margin आप्शन दिखाई देगा |
- अब, Margins option पर click करें।
- अब कई preset options दिखाई देंगे।
- अपनी जरूरत
के अनुसार कोई option चुन सकते हैं
।
आमतौर पर आपको
निम्न options मिल सकते हैं:
- Normal
- Narrow
- Moderate
- Wide
- Mirrored
- Office 2003 default
सामान्य document के लिए Normal Margin का इस्तेमाल कर सकते हैं ।
Custom Margin क्या है?
यदि दिए गए preset margins में आपकी आवश्यकतानुसार कोई नहीं हैं, तो आप Custom Margins का उपयोग कर अपने document को अपने अनुसार पेज set कर सकते हैं
इसके लिए:
Layout →
Margins → Custom Margins
पर click करें।
अब Page Setup dialog box खुलेगा। यहां आप:
- Top
- Bottom
- Left
- Right
Margins की value अपनी आवश्यकतानुसार बदल सकते हैं। value को बदलने के लिए spineer का
उपयोग कर सकते है या , कीबोर्ड से टाइप कर सकते हैं |
उदाहरण के लिए, किसी document में left side पर binding के लिए अधिक जगह चाहिए, तो left margin को बढ़ाया जा सकता है।
2. Orientation क्या है?
Page की मुख या, दिशा को Orientation कहते हैं।
MS Word में मुख्य रूप से दो प्रकार की page orientation होती हैं:
Portrait Orientation
Portrait में page vertical यानी लम्बत रूप में दिखाई देता है |
यह सामान्य documents के लिए सबसे अधिक इस्तेमाल किया जाता है।
उदाहरण:
- Application
- Letter
- Resume
- Assignment
- सामान्य Office Documents
Landscape Orientation
Landscape में page horizontal यानी क्षेतिज रूप में दिखाई देती है। जिसमें पेज की लम्बाई
कम, और चौड़ाई अधिक होती है |यह विशेष रूप से wide content के लिए उपयोगी है।
उदाहरण:
- बड़े Tables
- Charts
- Graphs
- Wide Reports
- बड़ी Spreadsheet जैसी जानकारी
Orientation कैसे बदलें?
Orientation बदलने के लिए steps इस प्रकार है :-
- Layout tab पर click करें। page setup group में Orientation आप्शन दिखाई
देगा |
- Orientation पर click करें।
- अब दो options दिखाई देंगे:
- Portrait
- Landscape
- अपनी जरूरत
के अनुसार option
select करें।
3. Paper Size क्या है?
जिस आकार के paper पर document print किया जाएगा, उसे Paper Size कहा जाता है।
MS Word में कई प्रकार के paper sizes उपलब्ध हो सकते हैं।
इनमें सबसे
सामान्य है:
A4 Size
A4 size का उपयोग office documents, applications, reports और कई अन्य सामान्य documents में किया जाता है।
इसके अलावा
आवश्यकता के अनुसार Letter, Legal आदि paper sizes भी उपलब्ध होते हैं।
Paper Size कैसे बदलें?
Paper Size बदलने के लिए:
- Layout tab पर click करें। page setup group में Size आप्शन दिखाई देगा |
- Size option पर click करें।
- अब available paper sizes की list दिखाई देगी।
- अपनी
आवश्यकता के अनुसार size
select करें।
यदि document A4 paper पर print करना है, तो A4 size चुनना उचित होगा।
4. Columns क्या है?
MS Word में एक खास
फीचर है कि टेक्स्ट को newspaper या , मैगज़ीन कि तरह set कर सकते हैं | हम अपने
पेज के text को एक से अधिक column में बाँट सकते है | डिफ़ॉल्ट रूप से, डॉक्यूमेंट
सिंगल column से set होता है |
उदाहरण के लिए, newspaper और magazine में अक्सर text दो या तीन columns में दिखाई देता है।
MS Word में Columns का उपयोग करके document को newspaper-style
layout दिया जा सकता है।
Columns कैसे बनाएं?
- जिस text पर columns लागू करना है, उसे select करें।
- Layout tab पर जाएं।
- Columns option पर click करें।
- अब options दिखाई देंगे:
- One
- Two
- Three
- Left
- Right
- More Columns
- अपनी जरूरत
के अनुसार option चुनें।
यदि पूरे document को columns में बदलना है, तो selection के बिना भी Columns option का उपयोग किया जा सकता है।
5. Page Break क्या है?
Document में एक page को समाप्त करके अगले page से content शुरू करने के लिए Page Break का उपयोग किया जाता है।
मान लीजिए आपने एक
chapter या, paragraph पूरा कर लिया है और आप चाहते हैं कि अगला chapter या, paragraph नए page से शुरू हो। ऐसी स्थिति में Page Break बहुत उपयोगी है।
Page Break लगाने के लिए:
Layout → Breaks
→ Page
या MS Word के version के अनुसार Insert → Page Break का उपयोग किया जा
सकता है, या keyboard से
Ctrl + Enter key प्रेस करें |
से भी नया page शुरू किया जा सकता है।
6. Section Break क्या है?
Section Break की मदद से document के अलग-अलग हिस्सों में अलग page settings लागू की जा सकती हैं।
उदाहरण के लिए, आपके document के पहले pages Portrait में हैं, लेकिन बीच में एक बड़ा table है जिसे Landscape में रखना है।
ऐसी स्थिति में Section Break की मदद से document के केवल उस हिस्से की orientation बदली जा सकती है।
यह advanced documents में बहुत उपयोगी feature है।
7. Page Setup Dialog Box
MS Word में Page Setup का advanced dialog
box भी होता है।
इसे खोलने के लिए Layout tab में Page Setup group के छोटे arrow पर click किया जा सकता है।
इस dialog box में सामान्यतः तीन महत्वपूर्ण tabs मिलते हैं:
Margins
इसमें Top, Bottom, Left और Right margins सेट किए जा सकते हैं।
इसके अलावा Orientation और कुछ अन्य layout options भी मिल सकते हैं।
Paper
इसमें Paper Size से संबंधित settings की जाती हैं।
यहां आप document के लिए paper का आकार निर्धारित कर सकते हैं।
Layout
इसमें Section, Header और Footer की position तथा document के section से संबंधित कुछ advanced settings उपलब्ध होती हैं।
Page Setup और Print Setup में अंतर
Page Setup और Print Setup को अक्सर एक जैसा समझ लिया जाता है, लेकिन दोनों में अंतर है।
Page Setup document के page की layout settings
निर्धारित करता है, जैसे:
- Margin
- Orientation
- Paper Size
- Columns
वहीं Print Setup मुख्य रूप से printer और printing से संबंधित settings पर केंद्रित होता है।
उदाहरण के लिए:
Page Setup में आप तय करते हैं कि page Portrait होगा या Landscape।
Print settings में आप यह तय कर सकते हैं कि कौन सा printer इस्तेमाल करना है, कितनी copies print करनी हैं या कौन से pages print करने हैं।
Page Setup क्यों जरूरी है?
Page Setup
document को व्यवस्थित और professional बनाने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है।
इसके प्रमुख फायदे
हैं:
1. Document का Layout बेहतर होता है
सही margin, orientation और paper size से document साफ और व्यवस्थित दिखाई देता है।
2. Printing में समस्या कम होती है
सही page settings होने से text या table के page से बाहर जाने की संभावना कम होती है।
3. Paper की बचत होती है
सही layout के कारण अनावश्यक pages बनने की संभावना कम हो सकती है।
4. Professional Document बनाया जा सकता है
Office reports,
projects और अन्य documents में सही page setup document को professional appearance देता है।
5. Wide Content को आसानी से Manage कर सकते हैं
Landscape
orientation और उचित margins की मदद से बड़ी tables और charts को बेहतर तरीके से व्यवस्थित किया जा सकता है।
Page Setup करते समय किन
बातों का ध्यान रखें?
Page Setup करते समय कुछ महत्वपूर्ण बातों का ध्यान
रखना चाहिए।
document के काम के अनुसार paper size चुनें। सामान्य documents के लिए A4 size उपयोगी होता है।
content के अनुसार आप Portrait या Landscape orientation चुनें।
margin बहुत कम न रखें, खासकर यदि document print किया जाना है, या, binding । margin कम
रखने से, प्रिंट के बाद binding करने पर टेक्स्ट छिप सकता है |
बड़े tables या charts के लिए page width को ध्यान में
रखें।
document को print करने से पहले Print Preview जरूर देखें।
Print Preview से यह पता चल जाता है कि आपकी Page Setup settings का final result कैसा दिखाई देगा।
उदाहरण से समझें
मान लीजिए आप MS Word में एक project बना रहे हैं।
आपने project के लिए:
- Paper Size – A4
- Orientation – Portrait
- Margin – Normal
- Font – उचित size [12 या, 14]
- Header और Footer – आवश्यकतानुसार
रखा है।
अब project में एक table को add करना है जो Portrait page में ठीक से नहीं आ रही है।
ऐसी स्थिति में आप
केवल उस section को Landscape orientation में रख सकते हैं। इसके लिए Section Break का उपयोग किया जा सकता है।
इस प्रकार पूरे document की formatting खराब किए बिना केवल जरूरत वाले हिस्से को अलग layout दिया जा सकता है।
Page Setup के बाद Print Preview क्यों देखें?
Page Setup करने के बाद document को तुरंत print करने के बजाय पहले Print Preview देखना बेहतर होता है।
Print Preview में आप check कर सकते हैं कि:
- सभी text page के अंदर है या नहीं, कोई text कट तो
नहीं रहा |
- margins सही हैं या नहीं |
- table कट तो नहीं रही
- images सही दिखाई दे रही हैं या नहीं
- कोई extra blank page add तो नहीं
है
- page orientation सही है या
नहीं
अगर सब सही तो आप
डॉक्यूमेंट प्रिंट कर सकते है, अगर नहीं तो सेटिंग को एडजस्ट पुनः करें |
निष्कर्ष
MS Word में Page Setup document formatting का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। इसकी मदद से हम document के page को अपनी आवश्यकता के अनुसार व्यवस्थित कर
सकते हैं।
Page Setup में’ मुख्य रूप से Margins, Orientation, Paper Size, Columns, Page Break और Section Break जैसी settings का उपयोग करते है।
सामान्य document के लिए उचित margin, A4 paper size और Portrait orientation का उपयोग किया जा सकता है। वहीं बड़े tables, charts या wide content के लिए Landscape orientation अधिक उपयोगी हो सकती है।
यदि document को professional तरीके से तैयार करना है, तो Page Setup की जानकारी होना बहुत ही आवश्यक है। सही Page Setup से document देखने में साफ-सुथरा लगता है और printing के समय होने वाली कई समस्याओं से भी बचा
जा सकता है।
इसलिए MS Word में कोई भी
महत्वपूर्ण document तैयार करने के बाद Page Setup की settings जरूर check करें और print करने से पहले Print Preview अवश्य देखें।