How to print a document in MS Word
MS Word में Document Print कैसे करें? Step-by-Step पूरी जानकारी
Microsoft Word में हमलोगों ने अभी तक
न्यू पेज क्रिएट करना, ओपन करना, pdf में कन्वर्ट या एक्सपोर्ट करना ये सिखा | अभी
तक आपने जो भी डॉक्यूमेंट क्रिएट किये हैं वह अभी तक कंप्यूटर में ही स्टोर है या,
आप कंप्यूटर में ही पढ़ सकते हैं , जिसे सॉफ्ट कॉपी कहते हैं, या, सॉफ्ट कॉपी के
नाम से जाना जाता है |
अब, आपके मन में यह सवाल उठता होगा ,
क्या Word डॉक्यूमेंट को प्रिंट नहीं कर सकते ?
हाँ, कर सकते हैं |
MS Word में Document Print करना काफी आसान है। इसके लिए आप File → Print विकल्प या Keyboard की Ctrl + P Shortcut Key का उपयोग कर सकते हैं। Print करने से पहले Word में आपको Printer, Pages, Copies, Orientation, Paper Size और अन्य Settings को चुनने की सुविधा भी मिलती है।
इस लेख में हम विस्तार से जानेंगे कि MS Word में Document Print कैसे करें, Print Settings क्या होती हैं, Selected Pages कैसे Print करें, Multiple Copies कैसे निकालें ?
MS Word में Document Print क्या होता है?
MS Word में तैयार किए गए Digital Document ( जिसे सॉफ्ट कॉपी कहते हैं ) को कागज (Paper) पर निकालने की प्रक्रिया को Printing कहा जाता है।
उदाहरण के लिए,
आपने Word में एक छुट्टी के
लिए आवेदन पत्र टाइप किया है या, लिखा है और उसे Paper पर निकालना चाहते हैं, तो आपको उस Document को Printer के माध्यम से Print करना होगा, जो आपके कंप्यूटर सिस्टम से
कनेक्ट होंगे |
MS Word में Print करने से पहले आप
यह चेक कर ले :
- कौन सा Printer इस्तेमाल करना है?
- कितने Copies Print करनी हैं?
- कौन से Pages Print करने हैं?
- Paper का Size क्या होगा?
- Page
Portrait या Landscape होगा?
- एक साइड
प्रिंट करना है या दोनों तरफ |
MS Word में Document Print करने से पहले
क्या जरूरी है?
Print करने से पहले आपके Computer System में सही तरीके से printer सॉफ्टवेयर Installed होना चाहिए और इसके साथ ही Printer
Connected हो, (वह ऑफलाइन न
हो )
Printer कई तरीकों से Connect हो सकता है:
- USB Cable
- Wi-Fi
- Network
- Bluetooth,
यदि Printer Support करता हो
आपके पास कौन सा printer यूज़ कर रहे है, उसे चेक कर कनेक्ट
कर ले |
Printer Connect होने के बाद Windows में वह उपलब्ध Printer के रूप में दिखाई देना चाहिए।
File Menu से MS Word Document Print करें
MS Word में Document Print करने का यह आसान और सामान्य स्टेप है।
इन स्टेप्स को फॉलो करेंगे :
Step 1: Document Open करें
सबसे पहले जिस Word Document को Print करना है उसे MS Word में Open करें।
Step 2: File पर Click करें
ऊपर बाईं तरफ मौजूद File विकल्प पर Click करें।
Step 3: Print चुनें
अब Menu में Print विकल्प पर Click करें।
इसके बाद Print Settings Window दिखाई देगी।
Step 4: Printer Select करें
अगर Computer में एक से अधिक Printers Installed हैं, तो सही Printer Select करें।
Step 5: Copies चुनें
आप जितनी Copies निकालना चाहते हैं, उसकी संख्या निर्धारित करें।
उदाहरण:
Copies: 5
इसका अर्थ है कि Document की 5 Copies Print होंगी।
Step 6: Pages चुनें
आप पूरे Document को Print कर सकते हैं या केवल कुछ Pages चुन सकते हैं।
Step 7: Print पर Click करें
Settings Check करने के बाद Print Button पर Click करें।
Printer Document को Print करना शुरू कर देगा।
Shortcut विधि से (Ctrl + P) Document Print करें
MS Word में Printing के लिए Shortcut Key है:
Ctrl + P
Steps:
- Word
Document Open करें।
- Keyboard से, Ctrl + P दबाएँ।
- Print
Settings दिखाई देंगी।
- Printer
Select करें।
- Copies और Pages चुनें।
- आवश्यक Settings करें।
- Print पर Click करें।
MS Word - Print Settings को समझें
जब आप Print विकल्प खोलते हैं, तो कई Settings दिखाई देती हैं।
1. Printer
इस विकल्प में आप वह Printer चुनते हैं जिससे Document Print करना चाहते है।
यदि आपके Computer में कई Printers हैं, तो सही Printer Select करना जरूरी है।
2. Copies
इससे आप तय कर सकते हैं कि Document की कितनी Copies (प्रतियां) Print करनी हैं।
उदाहरण के लिए :
यदि आपको एक ही पेज के 5 Copies चाहिए तो:
Copies में आप = 5 टाइप
करें।
3. Print All Pages
इस विकल्प से Document के सभी Pages को Print करने के लिए करते हैं |
उदाहरण के लिए :
आप कंप्यूटर notes से सम्बंधित डॉक्यूमेंट तैयार किये हैं
जिसमें 50 Page हैं और आप पूरा Document Print करना चाहते हैं, तो Print All Pages चुन सकते हैं।
केवल Selected Pages कैसे Print करें?
कई बार हमें पूरे Document को Print करने की आवश्यकता नहीं होती। उदाहरण के
लिए आपके Document में 30 Pages हैं, लेकिन आपको केवल Page 8 से Page 10 तक Print करना है।
ऐसी स्थिति में Page Range का उपयोग करें।
उदाहरण के लिए :
8-10
इससे Pages 8 से 10 तक Print किए जा सकते हैं।
कुछ स्थितियों में अलग-अलग Pages भी दिए जा सकते हैं, जैसे:
2, 5, 8
इससे चुने गए Pages Print किए जा सकते हैं, यदि आपका Word/Printer dialog इस तरह के Page Range को स्वीकार करता है।
Current Page कैसे Print करें?
आप मॉनिटर स्क्रीन पर जो पेज देख रहे है, उसे ही केवल
प्रिंट करना चाहते है [इस पेज को करंट पेज कहते है, इस पेज कर्सर आपको ब्लिंक करता
दिखाई देगा } तो Print Settings में Print Current Page आप्शन या, विकल्प को सलेक्ट करेंगें |
इससे पूरे Document की बजाय केवल Current Page Print होगी।
Orientation क्या है?
Printing के दौरान Page Orientation बहुत महत्वपूर्ण Setting होता है। ओरिएंटेशन का मतलब होता है, “ मुख “ |
मुख्य रूप से दो प्रकार की Orientation होती हैं:
Portrait
इस Orientation में Page की लंबाई में होता है, अर्थात, पेज कि
लम्बाई अधिक होती है और चौड़ाई कम |
यह सामान्य Letters, Applications, Resume और Reports आदि के लिए उपयोगी है।
Landscape
इस Orientation में Page चौड़ाई में होता है, अर्थात, पेज कि
चौड़ाई अधिक होती है और लम्बाई कम |
यह बड़ी Tables, Charts और Wide Reports के लिए उपयोगी हो सकता है।
Paper Size कैसे चुनें?
Print करने से पहले Paper Size सही होना चाहिए।
सामान्य Paper Size में:
- A4
- Letter
- Legal
- Executive
- A3
जैसे विकल्प उपलब्ध हो सकते हैं।
भारत में सामान्य Documents के लिए A4 Size का काफी उपयोग किया जाता है।
Margins क्या होते हैं?
Page के चारों तरफ छोड़ी गई खाली जगह ( Blank Area ) को Margin कहा जाता है।
MS Word में सामान्यतः:
- Top
- Bottom
- Left
- Right
Margins होते हैं।
डॉक्यूमेंट को Print करने से पहले यह Check कर ले कि Text Page के Printable Area के अंदर है या, बाहर | अगर डॉक्यूमेंट में टेक्स्ट
प्रिंट एरिया के बाहर है तो उसे एडजस्ट कर ले |
One-Sided और Two-Sided
Printing
कुछ Printers में Duplex Printing की सुविधा होती है
One-Sided Printing
Paper के केवल एक तरफ Print होता है।
Two-Sided Printing
Paper की दोनों तरफ Print किया जाता है।
अगर Printer Duplex Support करता है, तो Print Settings में उपलब्ध विकल्प के अनुसार दोनों तरफ Print किया जा सकता है।
इससे Paper की बचत हो सकती
है।
Print Preview क्यों जरूरी है?
Print करने से पहले Print Preview देखना बहुत जरूरी है।
Print Preview में आप देख सकते हैं कि Document Paper पर कैसा दिखाई देगा।
आप Check कर सकते हैं:
- Text कट तो नहीं
रहा?
- कोई Page खाली तो नहीं?
- Image सही जगह है?
- Table सही दिखाई दे
रही है?
- Page
Number सही है?
- Margins ठीक हैं?
- Header और Footer सही हैं?
अगर कोई समस्या दिखाई दे, तो Print करने से पहले उसे Word Document में सुधार सकते हैं।
Print Shortcut Key
Ctrl + P सबसे उपयोगी Word Shortcut
Keys में से एक है।
इसके द्वारा आप सीधे Print Settings तक पहुँच सकते हैं।
यह Shortcut केवल MS Word ही नहीं, बल्कि कई अन्य Windows Applications में भी Printing के लिए उपयोग किया जाता है।
Print करते समय होने
वाली Common Problems
1. Printer दिखाई नहीं दे रहा
अगर Printer List में दिखाई नहीं दे
रहा है, तो Check करें कि:
- Printer On
है।
- USB Cable सही तरीके से
Connected है।
- Wi-Fi
Printer सही Network से Connected है।
- Printer
Driver Installed है।
2. Printer Offline दिखाई दे रहा है
Printer को Check करें और आवश्यक होने पर उसे Restart करें। Windows में Printer की Status भी Check करें।
3. Document का कुछ हिस्सा कट रहा है
ऐसा Margins, Paper Size या Scaling की वजह से हो सकता है।
Solution: Print Preview देखें और Page Size तथा Margins को सही करें।
4. Blank Page Print हो रही है
Document में Extra Paragraph Marks या Page Break हो सकता है।
Solution: Formatting Marks दिखाकर Extra Content Check करें।
5. गलत Printer से Print हो रहा है
यदि Computer में कई Printers हैं, तो Print करने से पहले Selected Printer जरूर Check करें।
MS Word Document Print करने के फायदे
- Digital
Document का Paper Copy प्राप्त होती है।
- Application
और Reports आसानी से जमा की जा सकती हैं।
- Resume की Printed Copy बनाई जा सकती है।
- Office
Documents Print किए जा सकते हैं।
- Assignments
और Projects Print किए जा सकते
हैं।
- Multiple
Copies निकाली जा
सकती हैं।
- Selected
Pages ही Print की जा सकती हैं।
- Paper Size
और Orientation को आवश्यकता के अनुसार बदला जा सकता
है।
Practical Example
मान लीजिए आपने MS Word में “Computer Notes” नाम से 50 Pages का Document बनाया है।
आपको इसके केवल Page 1 से 15 तक की एक Copy Print करनी है।
इसके लिए:
MS Word → File → Print
या:
Ctrl + P
अब:
- Printer
Select करें
- Copies = 1
- Pages =
1-15
- Paper Size
= A4
- Orientation
= Portrait
- Print
Preview Check करें
इसके बाद Print पर Click करें।
अब Document के Page 1 से 15 तक Print हो जाएंगे।
MS Word से संबंधित
महत्वपूर्ण Shortcut Keys
|
Shortcut Key |
कार्य |
|
Ctrl + P |
Print Window खोलना |
|
Ctrl + S |
Document Save
करना |
|
| |
|
Ctrl + O |
Document Open
करना |
|
Ctrl + N |
New Document बनाना |
FAQs
Q1. MS Word में Document Print करने की Shortcut Key क्या है?
Answer: MS Word में Print की shortcut key Ctrl + P है।
Q2. क्या MS Word में केवल कुछ Pages Print कर सकते हैं?
Answer: हाँ। MS वर्ड में हम अपने अनुसार भी पेज प्रिंट कर सकते हैं | Print Settings में आवश्यक
Page Range देकर केवल चुने हुए Pages Print किए जा सकते हैं।
Q3. MS Word में Multiple Copies कैसे Print करें?
Answer: Print Settings में Copies की संख्या बढ़ाकर Multiple Copies Print की जा सकती हैं।
Q4. Print Preview क्या है?
Answer: Print Preview में यह देखा जा सकता है कि Document Paper पर Print होने के बाद कैसा दिखाई देगा।
Q5. Portrait और Landscape में क्या अंतर है?
Answer: Portrait में Page लंबाई के रूप में
होता है, जबकि Landscape में Page चौड़ाई के रूप में
होता है।
Q6. A4 Paper पर Word Document कैसे Print करें?
Answer: Print Settings में Paper Size के रूप में A4 चुनें और फिर Print करें।
Q7. Printer दिखाई नहीं दे रहा है तो क्या करें?
Answer: Printer का Power,
Connection, Network और Driver Check करें। इसके बाद Word/Windows में Printer की उपलब्धता दोबारा Check करें।
निष्कर्ष
MS Word में Document Print करना एक आसान और महत्वपूर्ण कार्य है। आप File → Print या सीधे Ctrl + P Shortcut Key की मदद से Print Settings ओपन कर सकते हैं | इसके बाद Printer, Copies, Pages, Paper Size,
Orientation और अन्य Settings को अपनी आवश्यकतानुसार रख कर Document Print कर सकते हैं।
Print करने से पहले Print Preview अवश्य देखे इससे आप यह पता लगा सकते हैं कि Text, Images, Tables, Margins और Pages सही दिखाई दे रहे हैं या नहीं, टेक्स्ट प्रिंट एरिया से
बाहर तो नहीं है |
इन सब चीजों को देखने के बाद ही, आप प्रिंट करें |
इस प्रकार आप MS Word में बनाए गए Resume, Application, Assignment, Project, Report और अन्य Documents को सही तरीके से Paper पर Print कर सकते हैं।
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