MS Word में New Document कैसे बनाएं? (How to create a new document in MS Word?)
MS Word में New Document कैसे बनाएं? (How to create a new document in MS Word?)
Microsoft Word सबसे लोकप्रिय word processing software माना जाता है। इसका उपयोग document बनाने, editing करने,
formatting करने, letter लिखने, resume बनाने,
assignment तैयार
करने, report बनाने और कई अन्य कार्यों के लिए किया
जाता है या, करते हैं|
MS Word में हम किसी भी काम की शुरुआत
सामान्यतः एक New
Document से करते
है। New Document [ जिसे हम एक Blank डॉक्यूमेंट के नाम
भी जानते हैं ] एक खाली यानि ब्लेंक document होता है जिसमें हम अपना text, image, table, chart और अन्य information जोड़ सकते हैं।
इस article में हम MS
Word में नया document कैसे बनाया जाता है और New Document बनाने के अलग-अलग तरीकों को step-by-step समझेंगे।
New Document क्या होता है?
New Document का अर्थ होता है एक नया और खाली Word document , जिसमें उपयोगकर्ता यानि यूजर (user) अपनी
आवश्यकता के अनुसार text, image, table और अन्य सामग्री जोड़
सकता है।
उदाहरण के लिए, अगर आपको कोई application, resume, letter या school assignment बनाना चाहते है, तो
आपको सबसे पहले एक नया Word
document लेना
होगा या ओपन करना होगा।
एक नया document सामान्यतः blank page के रूप में दिखाई देता है। इसके बाद आप उसमें अपना content लिख सकते हैं और उसे computer में save कर
सकते हैं। आप चाहे तो इस डॉक्यूमेंट को बाद में ओपन कर कुछ कंटेंट और भी ऐड करना चाहते हैं तो वह भी आसानी से कर सकते हैं |
MS Word में New Document बनाने के तरीके
MS Word में नया document बनाने के कई तरीके हैं। मुख्य रूप से आप निम्न methods का उपयोग कर सकते हैं:
1. Blank Document से New
Document बनाना
2. Keyboard Shortcut से New Document बनाना
3. Template की मदद से New
Document बनाना
4. Existing Document से नया Document बनाना
आइये, अब इन सभी तरीकों को विस्तार से
समझते हैं।
1. Blank Document से New Document कैसे बनाएं?
MS Word में ब्लेंक डॉक्यूमेंट से नया document बनाने का सबसे आसान तरीका है। आइये, इसे बनाने
की विधि (Steps) को समझते हैं :
Step 1: MS Word एप्लीकेशन को ओपन कर लेंगे | या, आप Windows Search में जाकर Word लिखकर
Microsoft Word को open कर सकते हैं। या, रन कमांड के द्वारा हम वर्ड एप्लीकेशन को ओपन कर
लेंगे |
MS Word open होने के बाद आपको स्क्रीन पर, Home screen दिखाई देने लगेगा |
Step 2: अब,
फाइल टैब में क्लिक करेंगे |जहाँ आपको बहुत सारे कमांड्स दिखाई देंगे | जैसे :
Info, New, Save, Save As, Print, Share, Export, Close, Account, Option|
अब, New विकल्प पर क्लिक कर लेंगें | New विकल्प पर क्लिक करते ही बहुत सारे
पहले से डिजाईन किये डाक्यूमेंट्स दिखाई देंगे, जिन्हें हम templates के नाम से
जानते है | [ टेम्पलेट क्या है?]
Step 3: अब, Blank Document को चुनें | या, Blank Document पर click करें।
इसके बाद MS Word एक नया खाली document खोल देगा।
अब आप इस document में अपना text लिखना शुरू कर सकते हैं।
Example
मान लीजिए आपको एक application या, पत्र लिखना है।
आप इस प्रोसेस को फॉलो करें : -
Microsoft Word → File → New → Blank Document → Application / Letter Type करें |
और फिर document को Save कर सकते हैं।
2. Keyboard Shortcut से New Document कैसे बनाएं?
अगर आप MS Word में तेजी से काम करना चाहते हैं, तो keyboard shortcuts बहुत ही उपयोगी होते हैं। ये हमारे काम को आसान बनाते ही है, साथ में, हमारे समय को भी बचाते हैं |
New Document बनाने की shortcut key:
Ctrl + N
अपने keyboard पर: Ctrl key दबाकररखें और N key प्रेस करें या, दबाएं।
इससे MS Word में, एक नया document खुल जाएगा।
Ctrl + N का उपयोग कब करें?
मान लीजिए आप पहले से एक Word document में काम कर रहे हैं और आपको दूसरा document तेजी से बनाना चाहते हैं।
ऐसी स्थिति में File → New पर जाने के बजाय सीधे:
कीबोर्ड से Ctrl + N दबाकर नया document बनाया जा सकता है।
यह तरीका time बचाता है और professional users के लिए काफी उपयोगी है।
3. Template की मदद से New Document बनाना
MS Word में केवल blank document के साथ बहुत सारे Templates होते है, जो पहले से डिजाईन किये होते हैं, बस उसमें अपने अनुसार थोड़ी से चेंजिंग या बदलाव, कर नया document बनाया जा सकता है।
Template एक पहले से designed document होता है जिसमें layout, formatting और design पहले से मौजूद होते हैं या, किये हुए होते हैं |
उदाहरण के लिए MS Word में आपको अलग-अलग प्रकार के templates मिल सकते हैं:
Single space (blank), Snapshot Calendar, Blue Sphere Cover Letter, Broucher, Business Appointment Calendar, Banner Calendar, etc.
Template से document बनाने के Steps
Step 1: MS Word खोलें।
Step 2: File → New पर जाएं।
Step 3: उपलब्ध templates में से अपनी आवश्यकता के अनुसार template चुनें।
Step 4: Template पर click करें।
Step 5: Create पर click करें।
अब selected template के आधार पर एक नया document बन जाएगा।
Template का फायदा
Template की मदद से आपको document का पूरा design
शुरुआत से बनाने की आवश्यकता नहीं होती, बस, आप अपने अनुसार कंटेंट, जैसे पिक्चर, टेक्स्ट
इत्यादि को चेंज कर आसानी से डॉक्यूमेंट तैयार कर सकते हैं | इससे आपका काफी समय
बच सकता है।
5. Existing Document से New Document बनाना
कई बार हमारे पास पहले से एक document होता है और हम उसकी formatting या design को रखते हुए एक नया document बनाना चाहते हैं।
ऐसी स्थिति में existing document की copy बनाकर उसे नए नाम से save किया
जा सकता है।
इसके लिए:
Existing Word document खोलें।
File पर click करें।
Save As पर जाएं।
नया file name डालें।
नई location चुनें।
Save पर click करें।
अब आपके पास original document और उसकी अलग copy दोनों मौजूद रहेंगी।
यह तरीका तब उपयोगी है जब आपको किसी existing format में नया document बनाना हो।
New Document बनाने के बाद क्या करें?
नया document बनाने के बाद केवल typing शुरू
करना ही पर्याप्त नहीं है। बेहतर workflow के लिए कुछ महत्वपूर्ण काम करने चाहिए।
1. Document को तुरंत Save करें
काम शुरू करने
के बाद document को जल्दी से save कर लेना चाहिए। ऐसा इसलिए, की कभी-कभी काम करते
वक्त अचानक कंप्यूटर बंद हो जाता है , हंग हो जाता है, तो ऐसी स्थिति में डाटा लोस
होने की संभावना बनी रहती है |
डॉक्यूमेंट को Save
कर लेने से, computer बंद होने या Word crash होने की स्थिति में data loss होने का
खतरा कम होता है।
2. सही File Name रखें
File का नाम ऐसा रखें जिससे बाद में document आसानी से मिल सके।
उदाहरण:
❌ Document1.docx
❌ New File.docx
इसके बजाय: इस प्रकार आप अपने डॉक्यूमेंट का नाम रख सकते हैं , जिससे आसानी से सर्च सकते हैं |
✅ MS
Word Notes
✅ MS Word Assignment
✅ Student Application
3. सही Folder चुनें
Document को उचित folder में save करें। ऐसा ना कि आप new फोल्डर बनाये और फाइल को उसी फोल्डर में सेव कर दे | यह तरीका गलत है | आप फोल्डर का सही नाम रखे, ताकि आसानी से मिल सकें |
उदाहरण:
Documents → Computer Course → MS Word
इससे आपकी files व्यवस्थित रहती हैं।
MS Word में New Document के लिए महत्वपूर्ण Shortcut Keys
Shortcut Key काम
Ctrl + N नया Document बनाना
Ctrl + O Existing Document खोलना
Ctrl + S Document Save करना
Ctrl + Shift + S Save As
Ctrl + P Print करना
Ctrl + W Current Document बंद करना
Ctrl + Z Undo
Ctrl + Y Redo
इन shortcuts को याद करने से MS Word में
काम करने की speed काफी बढ़ सकती है।
New Document और Existing Document में अंतर
New Document Existing Document
नया document होता है पहले से बना हुआ document होता है
सामान्यतः खाली होता है इसमें
पहले से content होता है
Ctrl + N से बनाया जा सकता है Ctrl + O से खोला जा सकता है
नया काम शुरू करने के लिए उपयोगी पुराने
काम को edit करने के लिए उपयोगी
New Document बनाते समय होने वाली Common Mistakes
Beginner’s अक्सर कुछ गलतियां करते हैं।
1. File Save नहीं करना
कई users document में काफी काम करने के बाद उसे save करना
भूल जाते हैं।
Solution: काम शुरू करने के तुरंत बाद document save करें और बीच-बीच में Ctrl + S दबाते रहें।
2. गलत Folder में Save करना
File को किसी भी location पर save करने से बाद में उसे ढूंढना मुश्किल हो
सकता है।
Solution: Documents के लिए अलग-अलग folders बनाएं।
3. अस्पष्ट File Name रखना
New Document, Document1, या किसी नाम को बार-बार रखना word1, word2
जैसे नाम बाद में confusion पैदा कर सकते हैं।
Solution: हमेशा फाइल या, कंटेंट से सम्बंधित ही file name रखें।
4. Original File को Overwrite करना
किसी पुराने document को edit करते
समय गलती से उसी file को save करने से original
data बदल सकता है, यानि
पुराने फाइल में, जो डाटा है, वह नए डाटा से बदल जाएगी | अत:, फाइल overwrite करते
समय हमेशा ध्यान रख्ने |
Solution: Save As का उपयोग करें।
New Document बनाने के फायदे
MS Word में नया document बनाने के कई फायदे हैं:
1. नया काम व्यवस्थित तरीके से शुरू
किया जा सकता है।
2. अलग-अलग documents को अलग रखा जा सकता है।
3. Templates का उपयोग करके समय बचाया जा सकता है।
4. Document को आसानी से save
और share किया जा सकता है।
5. अलग-अलग projects के लिए अलग files बनाई जा सकती हैं।
6. Documents को PDF में convert किया जा सकता है।
7. Printing और editing आसान होती है।
FAQs
Q1. MS Word में New Document की Shortcut
Key क्या है?
Answer: MS Word में नया document बनाने के लिए Ctrl + N shortcut key का उपयोग किया जाता है।
Q2. Blank Document क्या होता है?
Answer: Blank Document एक खाली Word document होता है जिसमें उपयोगकर्ता अपनी आवश्यकता के
अनुसार text, images,
tables आदि
जोड़ सकता है।
Q3. MS Word में नया document कैसे बनाएं?
Answer: MS Word खोलें →
File → New → Blank Document पर click करें। इसके अलावा Ctrl + N shortcut भी इस्तेमाल कर सकते हैं।
Q4. क्या Template से New
Document बनाया
जा सकता है?
Answer: हाँ। File → New में जाकर उपलब्ध templates में
से किसी template को चुनकर नया document बनाया जा सकता है।
Q5. New Document बनाने के बाद उसे कैसे Save करें?
Answer: File → Save या Ctrl + S दबाकर document
को save किया जा सकता है।
निष्कर्ष
MS Word में New Document बनाना Word सीखने का सबसे पहला और महत्वपूर्ण step है। आप Blank Document, File → New, Ctrl + N Shortcut या Templates की सहायता से नया document बना
सकते हैं।
अगर आप MS Word में professional
तरीके से काम करना चाहते हैं, तो केवल नया document बनाना ही नहीं बल्कि उसे सही नाम और सही folder में save करना
भी सीखना जरूरी है। इसके साथ ही Ctrl + N, Ctrl + S, Ctrl + O और Ctrl + P
जैसी shortcut keys को याद कर या उपयोग कर आप अपने काम को आसान और तेज बना सकते हैं |
यह MS Word के File
& Document Management section का पहला topic
है। इसके बाद अगला महत्वपूर्ण topic है “MS Word में Existing
Document कैसे
Open करें?”, जिसमें हम document
खोलने के सभी तरीकों को विस्तार से
समझेंगे।