MS Word में Document Save कैसे करें? Save और Save As की पूरी जानकारी (How to save a document in MS Word? Complete information on 'Save' and 'Save As'.)
MS Word में Document Save कैसे करें? – Save और Save As की पूरी जानकारी
Microsoft Word में डॉक्यूमेंट क्रिएट करना हमलोगों ने सिखा, लेकिन हमें
बाद में, या फ्यूचर में, डॉक्यूमेंट को (जो डॉक्यूमेंट हमनें क्रिएट किया है )
उसमें कोई एडिटिंग करना हो, या कहीं सेंड या, शेयर करना हो, तो हमलोग उसे कैसे
सेंड करेंगे क्युकी डॉक्यूमेंट को सेव ही नहीं किया |अगर हम फाइल को save नहीं करेंगे तो क्या
होगा ? क्या आपने इसके बारें में सोचा है ?
जिस प्रकार Microsoft Word में Document बनाना जितना जरूरी है, उतना ही जरूरी उसे सही तरीके से Save करना भी है। यदि आपने किसी Document में काफी मेहनत से काम किया है लेकिन उसे
Save नहीं किया, या, किसी कारणवश Computer बंद होने, बिजली जाने, Word Application बंद होने या किसी Technical Problem के कारण आपका बनाया हुआ डॉक्यूमेंट खो
सकता है या, यु कहे तो आपने जो भी word document में काम किया है, वह काम खो सकता है। जिसके कारण आपको फिर से
डॉक्यूमेंट क्रिएट करना पड़ सकता है |
इसलिए MS Word मे,
डॉक्यूमेंट क्रिएट करने के बाद Save करना जरुरी होता है |
MS Word में Document Save करने के लिए मुख्य रूप से Save और Save As दो विकल्पों का इस्तेमाल किया जाता है। दोनों का उद्देश्य Document को सुरक्षित रखना है, लेकिन इनके उपयोग में थोड़ा अंतर होता
है।
इस Article में हम विस्तार से जानेंगे कि MS Word में Document Save कैसे करें, Save और Save As में क्या अंतर है, Keyboard Shortcut से File कैसे Save करें, Document को दूसरी Location पर कैसे Save करें और Word File को अलग-अलग Formats में कैसे Save किया जाता है।
MS Word में Document Save क्या होता है?
जब हम MS Word में कोई Document बनाते हैं, तो वह शुरुआत में Computer की Memory में खुला रहता है यानि, वह RAM में स्टोर
होता है । उस Document को एक नाम देकर और साथ ही, सही Location पर Computer में सुरक्षित रखने की प्रक्रिया को Save करना कहा जाता है।
उदाहरण के लिए, आपने MS Word में एक Application लिखी। जब आप उसे Leave Application नाम से Documents Folder या, Desktop पर Save करते हैं, तो वह एक File के रूप में Computer में सुरक्षित हो जाती है।
बाद में, आप जब चाहे, उस File को दोबारा Open करके उसमें बदलाव कर सकते हैं।
MS Word में Document पहली बार कैसे Save करें?
जब आप कोई नया Blank Document बनाते हैं और पहली बार उसे Save करते हैं, तो Word आपसे File का नाम और Location चुनने के लिए कहता है।
Step-by-Step तरीका
Step 1: सबसे पहले MS Word में अपना Document तैयार करें।
Step 2: ऊपर बाईं तरफ मौजूद File विकल्प पर Click करें।
Step 3: अब Save पर Click करें।
Step 4: यदि Document पहली बार Save किया जा रहा है, तो Save As Window दिखाई दे सकती है।
Step 5: अब वह Location चुनें जहाँ आप File रखना चाहते हैं।
उदाहरण:
- Desktop
- Documents
- Downloads
- किसी विशेष Folder में
- किसी ड्राइव
में, जैसे : C , D, E
Step 6: File Name वाले Box में Document का नाम लिखें।
उदाहरण:
MS Word Notes
Step 7: File Type में सामान्य Word Document के लिए .docx Format रहने दें।
Step 8: अब Save पर Click करें।
आपका Document Save हो जाएगा।
Keyboard Shortcut से MS Word
Document Save कैसे करें?
MS Word में Document Save करने की सबसे महत्वपूर्ण Shortcut Key है:
Ctrl + S
Keyboard पर Ctrl Key दबाकर S Key दबाने से वर्तमान Document Save हो जाता है।
अगर Document
को पहली बार Save करते है, तो Word आपसे File Name और Location चुनने के लिए कह सकता है।
अगर File पहले से Save है, तो Ctrl + S दबाने पर किए गए नए बदलाव उसी File में Save हो जाते हैं।
Ctrl + S का फायदा
काम करते समय
बार-बार Ctrl + S दबाने की आदत डालनी चाहिए। इससे अचानक Computer बंद होने या Software में समस्या आने की स्थिति में हाल का काम
खोने की संभावना कम होती है।
MS Word में Save और Save As में क्या अंतर
है?
आइये जानते हैं कि
MS Word में, Save और Save As में क्या अंतर है ?
Save
Save का उपयोग वर्तमान Document में किए गए बदलावों को उसी File में सुरक्षित करने के लिए किया जाता है।
उदाहरण:
आपके पास Notes.docx
नाम की एक फाइल है
है और आपने उसमें एक नया Chapter या कुछ कंटेंट को जोड़ा या बदलाव किया । अब Ctrl
+ S दबाने पर नया Chapter या, उसमें किया गया बदलाव, उसी File में Save हो जाएगा।
Save As
Save As का उपयोग किसी Document की नई Copy बनाने, नया File Name देने, दूसरी Location चुनने या अन्य File Format में Save करने के लिए किया
जाता है।
उदाहरण:
आपके पास:
Notes.docx नाम की File है।
आप उसकी एक दूसरी Copy बनाना चाहते हैं, या, फाइल का नाम बदलना
चाहते है, लेकिन कंटेंट same हो | जैसे : Notes.docx का नाम बदल कर Computer Notes
करना चाहते हैं इसके लिए Save As का उपयोग कर सकते हैं।
Computer Notes.docx
MS Word में Save As कमांड का उपयोग कैसे करें?
Step 1
MS Word में अपना Document Open करें।
Step 2
File Menu पर Click करें।
Step 3
Save As विकल्प चुनें।
Step 4
अब वह Location चुनें जहाँ नई File Save करनी है।
Step 5
File Name में नया नाम लिखें।
उदाहरण: MS Word Notes
Step 6
File Type चुनें।
सामान्य Word Document के लिए:
Word Document
(*.docx)
Step 7
Save पर Click करें।
अब आपकी Original File सुरक्षित रहेगी और नई File अलग नाम से Save हो जाएगी।
Save As की Shortcut Key क्या है?
MS Word में Save As के लिए सामान्य Shortcut है:
F12
इस Shortcut को दबाने पर Save As Dialog Box या, Save As से संबंधित विकल्प खुल सकता है, जहाँ आप नया File Name, Location और Format चुन सकते हैं।
MS Word Document को सही File Name कैसे दें?
File Name ऐसा रखना चाहिए जिससे बाद में Document आसानी से पहचाना जा सके।
गलत उदाहरण
- Document1
- New File
- ABC
- Untitled
- Untitled1
अच्छे उदाहरण
- MS Word Notes
- Computer Notes
- Student Attendance Report
- Leave Application
- Office Monthly Report
- MS Word Assignment
- Excel
Tutorial etc.
अगर आपके पास बहुत
सारी Files हैं, तो descriptive
File Name रखने से उन्हें
खोजने में काफी सुविधा होती है।
Document को सही Folder में Save करना क्यों
जरूरी है?
अगर आप सभी Files को Desktop पर या, Documents में Save करेंगे, तो कुछ समय बाद Desktop पर या, Documents में बहुत सारी Files जमा हो सकती हैं और किसी विशेष Document को ढूँढना मुश्किल हो सकता है।
इसलिए अलग-अलग
प्रकार के Documents के लिए अलग-अलग Folders बनाना बेहतर है।
उदाहरण:
Documents →
Computer Course → MS Word
और इसमें MS Word से संबंधित सभी Files Save कर सकते हैं।
इसी तरह:
Documents →
Computer Course → MS Excel
Documents → Student Reports → Class III Students report
MS Word File को PDF में Save कैसे करें?
कई बार हमें Word Document को PDF Format में सुरक्षित करना होता है। PDF Format का उपयोग Documents को आसानी से Share और Print करने के लिए किया जाता है।
इसके लिए Word में:
File → Save As
पर जाएँ और उपलब्ध
File Type में PDF चुनें।
इसके बाद Location और File Name चुनकर Save करें।
कुछ Word Versions में Export → Create PDF/XPS जैसे विकल्प भी उपलब्ध हो सकते हैं।
MS Word में कौन-कौन से File Formats में Save कर सकते हैं?
MS Word में आवश्यकता के अनुसार अलग-अलग Formats उपलब्ध हो सकते हैं।
|
File Format |
उपयोग |
|
.docx |
सामान्य Word Document |
|
.doc |
पुराने Word Version का Document |
|
.pdf |
Share और Print के लिए उपयोगी |
|
.dotx |
Word Template |
|
.docm |
Macro-enabled
Word Document |
|
.rtf |
Rich Text Format |
|
.txt |
Plain Text |
सामान्य Documents के लिए .docx सबसे अधिक उपयोग किया जाने वाला Format है।
AutoSave क्या है?
Microsoft Word के कुछ आधुनिक Versions, विशेषकर Microsoft 365 में AutoSave सुविधा उपलब्ध हो सकती है। यह सुविधा
समर्थित Cloud Location जैसे OneDrive पर काम करते समय आपके बदलावों को automatically Save करने में मदद कर सकती है।
हालाँकि AutoSave उपलब्ध होने के बावजूद महत्वपूर्ण Documents के लिए Backup रखना अच्छी आदत है।
AutoRecover क्या है?
AutoRecover MS Word की एक उपयोगी सुविधा है। इसका उद्देश्य
अचानक Word बंद होने या System Crash जैसी स्थिति में Document के हाल के काम को Recover करने में मदद करना है।
उदाहरण के लिए, यदि आपने काफी देर तक काम किया लेकिन
अचानक Computer बंद हो गया, तो Word दोबारा Open करने पर उपलब्ध Recovery Information के आधार पर Document Recover करने का विकल्प दे सकता है।
लेकिन AutoRecover को Manual Save का पूर्ण विकल्प नहीं मानना चाहिए।
Ctrl + S से नियमित रूप से Save करते रहना बेहतर है।
Document Save करते समय होने
वाली Common Mistakes
1. Document Save करना भूल जाना
यह सबसे आम गलती
है।
समाधान: काम करते समय नियमित रूप से Ctrl + S दबाएँ।
2. गलत Location में Save करना
कभी-कभी File ऐसी जगह Save हो जाती है जहाँ बाद में उसे ढूँढना मुश्किल होता है।
समाधान: Save करने से पहले Folder और Location ध्यान से चुनें।
3. गलत File Name रखना
Document1 जैसे नाम बाद में पहचानने में परेशानी पैदा कर सकते हैं।
समाधान: ऐसा नाम रखें जो File के Content को बताता हो।
4. Original File Overwrite करना
अगर आप किसी
पुराने Document में बदलाव कर रहे हैं और Original को सुरक्षित रखना चाहते हैं, तो सीधे Save करने के बजाय Save As का उपयोग करें।
Practical Example
मान लीजिए आप “MS Word Notes” नाम का Document बना रहे हैं।
आपने इसमें:
- MS Word Introduction
- New Document
- Save a Document
- Existing Document
- Formatting
- Tables
- Mail-Merge
जैसे Topics लिखे हैं।
अब इसे Save करने के लिए:
File → Save →
Documents → Computer Course → MS Word
File Name:
MS Word Notes
File Type:
Word Document
(*.docx)
इसके बाद Save पर Click करें।
अब आपका Document सुरक्षित हो जाएगा।
कुछ समय बाद आपने
इसमें एक नया Topic जोड़ा। अब केवल:
Ctrl + S
दबाने से नया Content उसी File में Save हो जाएगा।
अगर आप इसकी दूसरी
Copy बनाना चाहते हैं, तो:
F12
दबाकर नया नाम दे
सकते हैं।
Save और Save As में अंतर
|
Save |
Save As |
|
उसी File में बदलाव Save करता है |
नई Copy बनाने के लिए उपयोगी |
|
Original File Name बना रहता है |
नया File Name दे सकते हैं |
|
वर्तमान Location पर बनी रहती है |
नई Location चुन सकते हैं या, नई लोकेशन पर save कर
सकते हैं |
|
नियमित काम को Save करने के लिए उपयोगी |
अलग Version/ File type में save या, बनाने के लिए उपयोगी |
|
Ctrl + S |
F12 |
MS Word Document Save करने के फायदे
Document Save करने के कई फायदे हैं:
- आपका काम
सुरक्षित रहता है।
- बाद में Document दोबारा Open किया जा सकता है।
- Document को Edit, Print किया जा सकता है।
- PDF में Convert आसानी से कर सकते हैं ।
- Backup Copy बनाई जा सकती है।
- पुराने काम
को भविष्य में दोबारा इस्तेमाल किया जा सकता है।
Frequently Asked Questions (FAQs)
Q1. MS Word में Document Save करने की Shortcut Key क्या है?
Answer: MS Word में Document Save करने की Shortcut Key Ctrl + S है।
Q2. Save As की Shortcut Key क्या है?
Answer: सामान्यतः F12 का उपयोग Save As के लिए किया जाता
है।
Q3. Save और Save As में क्या अंतर है?
Answer: Save वर्तमान File में किए गए बदलावों को सुरक्षित करता है, जबकि Save As से आप नई Copy, नया File Name, नई Location या अलग Format चुन सकते हैं।
Q4. MS Word की सामान्य File Extension क्या है?
Answer: आधुनिक MS Word Documents की सामान्य Extension .docx
है।
Q5. Word Document को PDF में Save किया जा सकता है?
Answer: हाँ, MS Word में Save As या Export विकल्प की सहायता से Document को PDF Format में Save किया जा सकता है।
Q6. Document Save करने के लिए कौन सा नाम रखना चाहिए?
Answer: ऐसा File Name रखना चाहिए जिससे बाद में Document को आसानी से पहचाना जा सके, जैसे MS Word Notes.docx।
Q7. क्या Ctrl + S बार-बार दबा सकते हैं?
Answer: हाँ। काम करते समय Ctrl + S दबाकर अपने बदलावों को नियमित रूप से Save करना अच्छी आदत है।
निष्कर्ष
MS Word में Document Save करना हर Word User के लिए एक जरूरी Skill है। किसी भी महत्वपूर्ण Document पर काम करने के बाद उसे सही File Name और सही Folder में Save करना चाहिए।
सामान्य बदलावों
को Save करने के लिए Ctrl + S का उपयोग करें, जबकि किसी Document की अलग Copy बनाने, नया नाम देने, दूसरी Location चुनने या अलग Format में Save करने के लिए Save As का उपयोग करें।
इस तरह आप अपने Word Documents को व्यवस्थित, सुरक्षित और आसानी से उपलब्ध रख सकते हैं।
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