MS Excel Kya hai (एम. एस. एक्सेल क्या है ? )

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MS Excel क्या है? – Microsoft Excel की पूरी जानकारी

कंप्यूटर एक ऐसा यन्त्र  है, जो हर क्षेत्र में उपयोग किया जाता है, चाहे वह ऑफिस हो, स्कूल हो , या छोटे या बड़े संस्थान , जहाँ प्रतिदिन होने वाले इनकम, सेल्स, एक्सपेंस, employee attandance, स्टूडेंट्स इत्यादि की  डाटा या, रिकॉर्ड को रखने के लिए इस्तेमाल करते हैं | इस डाटा  को व्यवस्थित तरीके से रखने, calculation करने, report बनाने और analysis करने के लिए अलग-अलग software का उपयोग किया जाता है। इनमें Microsoft Excel एक बहुत ही लोकप्रिय और उपयोगी software है, जो माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एप्लीकेशन पैकेज का एक भाग है |

अगर आप office work, data entry, accounting, business या किसी professional field में काम करना चाहते हैं, तो MS Excel की जानकारी आपके लिए बहुत उपयोगी साबित हो सकती है।

MS Excel की मदद से हम data को rows और columns में व्यवस्थित कर सकते हैं, calculations कर सकते हैं, formulas और functions का उपयोग कर सकते हैं, charts बना सकते हैं तथा बड़ी मात्रा में data को आसानी से manage और analyse कर सकते हैं।

इस लेख में हम विस्तार से जानेंगे कि MS Excel क्या है, इसका उपयोग क्यों किया जाता है, Excel की विशेषताएं क्या हैं, Workbook और Worksheet क्या होते हैं, Rows, Columns और Cells क्या हैं तथा MS Excel का उपयोग किन-किन क्षेत्रों में किया जाता है।

MS Excel क्या है?

MS Excel यानी Microsoft Excel एक spreadsheet software है, जिसे Microsoft ने विकसित किया है। इसका उपयोग मुख्य रूप से data को व्यवस्थित करने, calculations करने, tables बनाने, reports तैयार करने और data analysis करने के लिए किया जाता है।

दुसरे शब्दों में ,

MS Excel (माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल) एक स्प्रेडशीट प्रोग्राम है , जिसका उपयोग मुख्यतः नुमेरिक यानि अंकीय गणनाओ को पूरा करने के लिए करते हैं. इसके साथ –साथ इनफार्मेशन (सूचनाओं) को स्टोर, ऑर्गेनाइज (व्यवस्थित) करने, तथा एनालाइज (विश्लेषण) करने के लिए करते हैं। आप एक्सेल में, फार्मूलाज की सहायता से आसान और जटिल (काम्प्लेक्स) गणितीय (मैथमेटिकल) गणनाओ को पूरा कर सकते हैं. इसके अलावे, एक्सेल में, डाटा को चार्ट के रूप में भी प्रस्तुत कर सकते हैं ।

आइये अब स्प्रेडशीट का मतलब समझते हैं :

स्प्रेडशीट का मतलब होता है, फैला हुआ और का कागज यानि यह एक फैला हुआ इलेक्ट्रॉनिक शीट या कागज होता है, जो Rows और Columns से मिलकर बने होते हैं.

Excel में data को Rows और Columns के रूप में व्यवस्थित किया जाता है। Row और Column के intersection यानि मेल को Cell कहा जाता है। प्रत्येक cell का अपना एक unique address होता है, जैसे A1, B2, C5 आदि।

Excel की सबसे महत्वपूर्ण विशेषताओं में से एक है कि इसमें हम Formula और Functions का उपयोग कर जटिल से जटिल (कठिन) calculations को आसानी से कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, यदि आपके पास 1000 लोगों का data है, जो आपने अगस्त माह में दिए गए सैलरी का डाटा है | अगर  आप प्रत्येक व्यक्ति की salary को manually जोड़ने लगते है तो काफी समय लग सकता है और गलती होने की संभावना बनी रहती है इसके बजाय Excel में,  formula का उपयोग करके कुछ ही seconds में total salary निकाल सकते हैं, जिससे आपका समय भी बचेगा और गलती होने की संभावना न के बराबर होगी |

MS Excel का पूरा नाम क्या है?

MS Excel का सामान्य अर्थ है:

Microsoft Excel

यह Microsoft Office Application Software का एक भाग या, हिस्सा है।

MS Excel का उपयोग क्यों किया जाता है?

MS Excel का उपयोग data को व्यवस्थित करने और उस पर विभिन्न प्रकार के operations करने के लिए किया जाता है।

इसके प्रमुख उपयोग हैं:

• Data Entry करने में |
• Calculation
• Salary Sheet बनाने में |
• Marksheet बनाने में |
• Attendance Sheet बनाने में |
• Invoice और Bill तैयार करना
• Budget बनाने में |
• Sales Report बनाने में |
• Stock Management करने में
• MIS Report तैयार करना
• Data Analysis करने के लिए
• Charts और Graphs के रूप में डाटा को दिखाना |
• Sorting और Filtering
• Financial calculations

 

MS Excel की मुख्य विशेषताएं

MS Excel में बहुत सारी सुविधाएं उपलब्ध हैं। इनमें से कुछ महत्वपूर्ण features निम्न हैं।

1. Rows और Columns

Excel में data को rows और columns में व्यवस्थित किया जाता है।

Rows horizontal (क्षेतिज ) होती हैं और इन्हें numbers से identify  किया जाता है।

जैसे:

1, 2, 3, 4, 5…………………...1048576

Columns vertical (लम्वत )होते हैं और इन्हें letters से identify किया जाता है।

जैसे:

A, B, C, D, E………………….XFD

Row और Column के मिलने से Cell बनता है।

एक्सेल Rows और Columns से मिलकर बना होता है.

 

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2. Cell क्या है?

Excel में जिस छोटे box में हम data enter करते हैं, उसे Cell कहते हैं।

या,

Rows और Columns से मिलने से एक आयताकार बॉक्स का निर्माण होता है , जिसे सेल कहते है. सेल वैसा स्थान होता है, जहाँ आकड़ो को रखते हैं|

 

उदाहरण के लिए:

• A1
• B1
• C1
• A2
• B2

प्रत्येक cell का अपना अलग address होता है।

मान लीजिए आप A1 cell में Rahul और B1 cell में 5000 लिखते हैं। तो Excel इन दोनों values को अलग-अलग cells में store करेगा।

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3. Formula का उपयोग

Excel की सबसे महत्वपूर्ण सुविधाओं में से एक Formula है। हम excel में,

Formula की मदद से हम mathematical calculations  आसानी से कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए:

=A1+B1

=A1-B1

=A1*B1

=A1/B1

यहाँ विभिन्न ओपेरटर (+, -, *, /) का उपयोग कर आसानी से जोड़, घटाव, गुणा, भाग कर सकते हैं |

Formula का उपयोग करने से बड़ी मात्रा में calculations करना आसान हो जाता है।

4. Functions क्या हैं?

Excel में पहले से उपलब्ध built-in formulas को Functions कहा जाता है।

कुछ लोकप्रिय Excel Functions इस प्रकार हैं:

1. SUM
2. AVERAGE
3. COUNT
4. MAX
5. MIN
6. IF
7. IF else
8. Count
9. COUNTIF
10. Countblank
11. SUMIF
12. VLOOKUP
13. XLOOKUP

उदाहरण के लिए:

=SUM(A1:A10)

इससे A1 से A10 तक की values का total निकाला जा सकता है।

इसी तरह:

=AVERAGE(A1:A10)

का उपयोग average निकालने के लिए किया जा सकता है।

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5. Workbook क्या है?

Excel Sheets के संग्रह को Workbook कहते है| एक Workbook में अनेकों शीट्स हो सकते हैं, और यह कंप्यूटर की मेमोरी पर निर्भर होता है |

जब आप Excel में नई file बनाते हैं, तो वह एक workbook होती है।

एक workbook के अंदर एक या कई worksheets हो सकती हैं।

उदाहरण के लिए, एक company की workbook में:

• January
• February
• March
• April

नाम की अलग-अलग worksheets हो सकती हैं।

इससे अलग-अलग महीनों का data एक ही workbook में व्यवस्थित किया जा सकता है।

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6. Worksheet क्या है?

Workbook के अंदर मौजूद अलग – अलग page को Worksheet कहा जाता है।

Worksheet Rows और Columns से मिलकर बने होते हैं |

उदाहरण के लिए:

Workbook: Sales Report.xlsx

इसके अंदर:

• January
• February
• March

3 worksheet हैं |

7. Formatting

Excel में केवल data enter करना ही नहीं, बल्कि उसे आकर्षक और readable भी बनाया जा सकता है।

Formatting की मदद से हम:

• Font और Font Size बदल सकते हैं
• Bold, Italic और Underline कर सकते हैं
• Text Alignment बदल सकते हैं
• Cell Color लगा सकते हैं
• Border लगा सकते हैं
• Number Format और Date Format बदल सकते हैं

उदाहरण के लिए, किसी Sales Report में heading को Bold करके और अलग formatting देकर उसे आसानी से पहचाना जा सकता है।

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8. Sort और Filter

बड़ी मात्रा में data के साथ काम करते समय Sort और Filter बहुत उपयोगी features हैं।

Sort

Sort की मदद से data को किसी क्रम में व्यवस्थित किया जा सकता है।

जैसे:

• A to Z
• Z to A
• Smallest to Largest
• Largest to Smallest

Filter

Filter की मदद से केवल आवश्यक data को display किया जा सकता है।

उदाहरण के लिए, यदि आपके पास 1000 employees का data है और आपको केवल Jamui location वाले employees देखने हैं, तो Filter का उपयोग किया जा सकता है।

9. Charts और Graphs

Excel में numerical data को समझने में आसान बनाने के लिए Charts और Graphs का उपयोग करते हैं। यह डाटा को ग्राफ़िक के रूप में दिखा सकते हैं , जिससे डाटा को समझना आसान हो जाता है

Excel में अलग-अलग प्रकार के charts उपलब्ध  हैं, जैसे:

• Column Chart
• Bar Chart
• Line Chart
• Pie Chart
• Area Chart etc

उदाहरण के लिए, किसी business की monthly sales को chart में दिखाने से यह समझना आसान हो जाता है कि किस महीने sales अधिक या कम रही।

10. Data Analysis

Excel का उपयोग केवल data entry के लिए नहीं बल्कि Data Analysis के लिए भी किया जाता है।

बड़ी मात्रा में data से useful information निकालने के लिए Excel में कई tools उपलब्ध हैं।

उदाहरण के लिए:

• Sort
• Filter
• Conditional Formatting
• PivotTable
• Charts
• Formulas
• Functions

इनकी मदद से business और office data का analysis किया जा सकता है।

निष्कर्ष

MS Excel एक शक्तिशाली spreadsheet software है, जिसका उपयोग data entry, calculation, data management, reporting और analysis जैसे अनेक कार्यों के लिए किया जाता है।

Excel में data को Rows, Columns और Cells में व्यवस्थित किया जाता है। Formula और Functions की मदद से calculations आसानी से की जा सकती हैं। इसके अलावा Sort, Filter, Charts, PivotTable और Conditional Formatting जैसे features data को समझने और analyze करने में मदद करते हैं।

MS Excel का उपयोग Office, Business, School, College, Accounts, HR, Sales, Data Entry और MIS Reporting जैसे कई क्षेत्रों में किया जाता है।